Miten onnistua etätyössä?

10.08.2022

Yksi suurimmista etätyön haasteista on motivaation ylläpitäminen niin henkilöstöllä kuin esihenkilöilläkin. Työntekijänä voi olla vaikeaa pysyä motivoituneena ja sitoutuneena työhön kun ei ole työkavereita ympärillä. Esihenkilönä taas henkilöstön tukeminen ja kouluttaminen ovat selkeäasti haastavampia toteuttaa etänä kuin toimistoarjessa. Näiden välttämiseksi työnantajan on tärkeää luoda selkeät tavoitteet ja kommunikointikanavat etätyöntekijöille, sekä tarjota tukea ja ohjausta tarvittaessa.

Toinen haaste on etätyön tehokkuuden varmistaminen. Kun työntekijät tekevät töitä eri paikoissa, voi olla vaikeaa seurata heidän tekemisiään ja varmistaa, että kaikki tekevät tarpeeksi töitä. Tämän välttämiseksi työnantajan on hyvä määritellä selkeät työajat ja -määräykset, ja tarjota tarvittavat työvälineet ja ohjelmistot etätyöntekijöille. 

Etätyön mahdollisuudet ovat kuitenkin merkittäviä. Se voi parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitoutuneisuutta työhönsä, koska he voivat työskennellä mukavassa ympäristössä ja mukavuuden vuoksi. Etätyö vähentää myös työntekijöiden matkustamisen tarvetta ja näin ollen säästää yritykselle rahaa matkakustannuksissa sekä työntekijöiden työmatkoihin kulutettua aikaa. Se taas johtaa lisääntyvään vapaa-aikaan ja rentoutumiseen. 

Lisäksi etätyö mahdollistaa paremman työ- ja henkilöstöjohtamisen, koska se tarjoaa mahdollisuuden joustavaan aikataulutukseen ja tehokkaaseen kommunikointiin. Avoimuudella on kuitenkin tärkeä rooli johtamisen onnistumisen näkökulmasta - molempiin suuntiin. 

Kaiken kaikkiaan etätyö tarjoaa sekä haasteita että mahdollisuuksia työnantajalle. Työnantajan on tärkeää luoda selkeät säännöt ja ohjeet etätyöntekijöille sekä tarjota tarvittava tuki ja ohjaus, jotta etätyöstä saadaan tehokas ja mielekäs tapa tehdä töitä.

Tässä on muutamia etätyöhön liittyviä mittareita, jotka voivat auttaa työntekijää ja esihenkilöä seuraamaan ja arvioimaan etätyöskentelyn suorituskykyä:

  1. Tehokkuus: Kuinka paljon saat aikaiseksi etätyöpäivän aikana? Voit seurata tätä mittaria käyttämällä työaikaseurantaohjelmaa tai merkitsemällä ylös tekemäsi tehtävät ja kuinka kauan ne vievät. Itse suosin perinteistä A4 kokoista vihkoa, johon laitan kaikki tehtävät asiat. Ruksaan kaiken tehdyn yli, jolloin asioiden hoitamisesta tulee konkreettista. 

  2. Suunnittele ja kalenteroi: Tee selkeät suunnitelmat ja kalenteroi tehtävät valmiiksi, jolloin tärkeimmät asiat tulevat varmasti tehtyä ja niille tulee varattua tarpeeksi aikaa. Priorisoi 3-5 tärkeintä asiaa aamuun ja hoida loput asiat näiden jälkeen. Haastavin ensin! 

  3. Viestinnän laatu: Kuinka hyvin pystyt viestimään etätyöskentelyn aikana? Voit seurata tätä mittaria arvioimalla, kuinka selkeästi ja ymmärrettävästi viestit muille työntekijöille ja asiakkaille. Vai meneekö sähköpostit ja slack-viestit "pallotteluksi". 

  4. Yhteistyön sujuvuus: Kuinka hyvin pystyt tekemään yhteistyötä etätyöskentelyn aikana? Voit seurata tätä mittaria arvioimalla, kuinka helposti pystyt tekemään yhteistyötä muiden kanssa ja kuinka hyvin saat aikaiseksi yhteisiä tehtäviä. Avoin palaute on kaiken a ja o. 

  5. Työtyytyväisyys: Kuinka tyytyväisiä olet etätyöskentelyyn ja sen tarjoamiin mahdollisuuksiin? Voit seurata tätä mittaria esimerkiksi tekemällä säännöllisiä työtyytyväisyyskyselyjä tai pitämällä päiväkirjaa etätyöskentelykokemuksistasi.

  6. Joustavuus: Kuinka joustavasti pystyt sopeutumaan erilaisiin etätyöskentelyyn liittyviin tilanteisiin ja vaatimuksiin? Voit seurata tätä mittaria arvioimalla, kuinka hyvin pystyt mukautumaan esimerkiksi teknisiin ongelmiin tai muuttuviin työtehtäviin. Oma-aloitteisuus ja asioiden ratkaisukyky korostuvat. Ongelmatilanteissa Google ja Youtube ovat loistavia työkaluja, joiden avulla ratkeaa melkeinpä kaikki työarjen probleemat. 

Itse olen paiskinut useamman vuoden etätyötä kotoa, ulkomailta, autosta tai mistä milloinkin ja koittanut käytännössä kaikkia yllä olevia testata. Ensimmäiset neljä kohtaa ovat ehdottomasti korostuneet omassa arjessa ja kun näihin on jaksanut panostaa niin työarki rullaa mukavasti. Varsinkin liikkuvassa työarjessa kalenterointi ja suunnittelu on korostunut, koska liikkeessä ainakin itse tuppaa helposti unohtamaan asioita. 

//Mika Tikkala